Mengatasi Kebocoran Produktivitas

Hore!
Hari Baru, Teman-teman.
 
Izinkan saya mengajak Anda untuk membayangkan situasi berikut ini. Anda mempekerjakan seseorang untuk menduduki suatu posisi kosong di perusahaan Anda. Tugas orang itu adalah; memindahkan air dari bak penampungan utama. Lalu meletakkan air itu di dalam bak khusus yang Anda tentukan. Untuk memastikan agar takarannya jelas, maka Anda menyediakan alat kerja berupa ember-ember dengan ukuran yang sama. Anda menentukan jumlah air yang harus dibawanya ke dalam bak khusus.  Katakanlah. Dalam satu hari, Anda menginginkan pekerja itu memindahkan 1,000 ember air itu.
 
Pertanyaan: bagaimana Anda mengukur produktivitas pegawai Anda itu?
Mudah ya. Tinggal di hitung saja; dalam sehari, orang itu berhasil memindahkan air berapa ember. Maka kita pun sudah bisa mengetahui tingkat produktivitasnya. Sesederhana itu saja. Sederhana memang, namun segala sesuatu yang terjadi dibalik itu sungguh sangat kompleks. Kita baru bisa melakukan sesuatu yang sederhana itu – menghitung tingkat produktivitasnya – karena ada komponen-komponen tertentu yang terlebih dahulu kita definisikan.
 
Dalam ilustrasi sederhana itu, kita bisa mengidentifikasi komponen-komponen tersebut. Mari kita analisis satu persatu. Pertama, ada pekerja yang jelas. Komponen ini, ditemukan pada kalimat ‘mempekerjakan seseorang’. Jika tidak ada karyawan, bagaimana kita menghitung produktivitas? Kedua, ada job description yang jelas. Seperti yang tertuang dalam  kalimat ‘memindahkan air dari penampung utama, lalu memasukkannya kedalam bak khusus’. Hanya ketika kita menyediakan job descrition yang jelas, kita bisa menentukan tingkat produktivitas seseorang dengan akurat. Tanpa job description? Apa yang menjadi panduan bagi karyawan untuk dikerjakan?
 
Ketiga, sarana kerja yang memadai. Hal ini terekam dalam kalimat ‘menyediakan alat kerja berupa ember-ember dengan ukuran yang sama.” Kita mungkin masih bisa mengukur produktivitas seseroang meskipun orang itu bekerja tanpa alat kerja yang memadai. Namun hampir bisa dipastikan jika produktivitas orang itu, tidak optimal. Keempat, ada target pencapaian yang jelas seperti tertuang dalam kalimat ‘Anda menentukan jumlah air yang harus dibawanya ke dalam bak khusus’. Tanpa itu, untuk menentukan berapa ember air yang mesti dia pindahkan. Adanya ukuran yang ditentukan sejak awal itu, akan menjadi dasar yang ketika diakhir hari atau akhir periode kerja nanti kita melakukan pengukuran terhadap produktivitas.
 
Kita semua paham bahwa pengukuran produktivitas bukanlah sebuah akhir, melainkan awal dari sebuah tindakan atau kebijakan baru. Misalnya, pegawai Anda itu baru bisa memindahkan air sebanyak 800 ember per hari; maka produktivitas orang itu baru 80% dari target kerja yang Anda canangkan. Dengan data itu, selanjutnya Anda melakukan evaluasi untuk melihat peluang-peluang perbaikannya. Maka dimulailah awal baru itu. Mungkin berupa melatih keterampilannya. Mengawasinya secara lebih ketat. Menyediakan reward. Mungkin juga memberikan punishment. Sampai akhirnya orang itu bisa memenuhi target kinerja yang diinginkan perusahaan yaitu; 1,000 ember per hari.
 
Sudah selesaikah tugas kita? Sudah. Itu, jika kita berpegang kepada takaran kuantitatif. Di banyak perusahaan, produktivitas kerja karyawan diukur utamanya dari aspek-aspek kuantitatif seperti itu. Jika aspek kuantitatif itu sudah ‘memenuhi’ alat ukur, biasanya para pengelola SDM merasa bahwa proses pengukuran sudah selesai. Sudah tepatkah cara pengukuran itu? Saya tidak menjawab sudah atau belum. Saya hanya akan mengajak Anda untuk meneruskan ilustrasi itu seperti berikut ini:
 
Karyawan Anda, sekarang sudah bisa menghasilkan 1,000 ember per hari. Sesuai dengan keinginan Anda. Namun, ketika ember yang ke-1,000 itu dituangkan kedalam bak khusus, ternyata alat ukur didalam bak itu memperlihatkan jumlah yang tidak sesuai. Jumlah total air yang terkumpul didalam bak penampungan khusus itu, kurang dari 1,000 ember. Padahal, tadi sudah dimasukkan air sebanyak 1,000 ember. Bagaimana Anda menyikapi hal seperti itu?
 
Memang cukup banyak variable-nya. Artinya, kemungkinan penyebabnya juga banyak. Namun, saya akan membantu Anda menyederhanakannya dengan berita bagus ini: alat penakar maupun bak khusus itu berfungsi dengan baik. Karyawan Anda itu sudah jujur. Hitungan jumlah embernya sudah benar. Dan, setiap ember keluar dari bak penampungan awal dalam keadaan penuh. Nah, sekarang giliran Anda memikirkan; variable apa yang perlu Anda perhitungkan?
 
Apakah Anda mempertimbangkan terjadinya kebocoran atau ceceran-ceceran air selama memindahkannya? Yes. Tepat sekali. Ilustrai kedua diatas menggambarkan bahwa karyawan di kantor kita sudah bekerja sehingga menghasilkan ‘jumlah yang semestinya’ yang dibebankan sebagai target oleh perusahaan. Mereka sudah jujur pula dalam menghitungnya. Semua hitungan kuantitatif sudah terpenuhi. Namun, mengapa end point atau hasil akhir yang bisa dicapai oleh perusahaan Anda belum sesuai dengan yang seharusnya? Seperti air dengan ember-ember tadi. Ada kebocoran atau ceceran-ceceran yang terjadi selama proses pemindahan itu. Faktor ini, merupakan aspek ‘kualitatif’ dan sebuah proses kerja. Pertanyaannya sekarang adalah; sudahkah metode pengukuran produktivitas Anda mencakup aspek ‘kualitatif’, ataukah masih sebatas pengukuran ‘kuantitatif’ saja?
 
Saya dapat memahami jika ada yang merasa bahwa untuk mengukur aspek kuantitatif sungguh sangat mudah. Tidak demikian halnya mengukur aspek kualitatif. Memang demikian adanya. Tetapi, tidak berarti hal itu tidak bisa dilakukan. Dan itu juga tidak berarti bahwa pengukuran aspek kualitatif itu harus selalu ribet. Selama kita bisa mengidentifikasi sumber-sumber ‘kebocorannya’, maka pengukuran kualitatif itu menjadi lebih memungkinkan untuk dilakukan. Pertanyaan selanjutnya adalah: Apa saja sumber-sumber kebocoran itu?
 
Untuk menjawabnya, Anda bisa memulianya dengan 5 aspek berikut ini:
 
1.      Penggunaan waktu kerja karyawan. Coba perhatikan bagaimana para karyawan Anda menggunakan waktu mereka. Pagi ketika masuk kerja. Perilaku mereka di jam makan siang termasuk jam berapa mereka keluar dari kantor, lalu jam berapa mereka kembali. Sore hari, mereka melakukan apa. Termasuk sepanjang hari ketika mereka menjalani jam kerjanya. Data pengukuran produktivitas kita, mungkin belum menunjukkan ‘kapasitas terpasang’ yang sesungguhnya. Jika kita bisa memperbaiki pola penggunaan waktu karyawan kita, maka boleh jadi hasil pengukuran produktivitas kita bukan lagi 1,000 ember perhari. Mungkin, akan jauh lebih tinggi dari itu. Karena penggunaan waktu kerja, bisa menjadi faktor kebocoran yang signifikan.
2.      Distraksi selama menjalani proses kerja. Kemajuan teknologi, merupakan anugerah. Hal itu tidak bisa dibantah. Namun efek sampingnya juga tidak kecil terhadap penurunan produktivitas. Contoh faktualnya begini. Karyawan yang semestinya berkonsentrasi penuh kepada tugas-tugas hariannya, sekarang sudah terlampau sering terdistraksi dengan bunyi ‘durirang’ dari gadget komunikasinya. Dulu ketika internet baru kita kenal, faktor distraksi timbul dari email atau chatting. Sehingga banyak perusahaan yang membatasi penggunaan internet bahkan dikontrol via server. Sekarang, sumber kebocoran akibat distraksi gadget komunikasi itu mungkin menimbulkan ‘ceceran air’ dari ember yang jauh lebih banyak lagi. Menyusun kebijakan yang tepat, bisa menghasilkan produktivitas kerja yang lebih baik.
3.      Pengulangan akibat kesalahan dalam pengerjaan. Dalam pengukuran produktivitas Anda, mulailah memasukan faktor kualitatif ini; pengulangan yang dilakukan akibat terjadinya kesalahan. Di pabrik, relatif mudah melihatnya. Misalnya, produk akhir yang harus diganti kemasannya dan dikemas ulang karena kesalahan mencantumkan kode nomor batch. Di bagian lain selain pabrik, kita perlu melihat berbagai faktor. Misalnya. Kesalahan ketik dalam laporan keuangan. Revisi budget karena kurangnya komunikasi dan koordinasi dengan distributor. Termasuk hal paling sederhana ini: rapat tanpa notulen sehingga setelah rapat tidak ada tindaklanjut kongkrit. Kemudian masalah yang sama muncul kembali, lalu para pejabat terkait mesti mengadakan rapat yang sama, dengan isi pembicaraan yang sama. Sudah terbayang kan betapa besarnya faktor kebocoran produktivitas karena pengulangan akibat kesalahan itu?
4.      Sinergi antar karyawan. Ini ada contoh sederhana. Perusahaan yang menerapkan flexi time. Ada yang masuk jam 7.00 – 16.00, jam 8.00-17.00 dan jam 8.30 – 17.30. Tujuannya baik. Namun, ternyata kita tidak bisa mengabaikan keterkaitan pekerjaan antara satu orang dengan orang lainnya. Satu departemen dengan departemen lainnya. Seseorang yang sudah datang dikantor, mesti menunggu teman satu team kerjanya yang belum datang kekantor. Meski keduanya benar secara system dan aturan perusahaan namun hal itu menurunkan produktivitas. Bagaimana dengan kualitas sinergi karyawan secara umum? Jika kita meluangkan waktu untuk menganalisisnya, maka kita akan menemukan kebocoran yang cukup signifikan dari ceceran-ceceran yang terjadi selama proses kerja berlangsung.
5.      Tingkat kepuasan karyawan. Soal ini jarang dibahas ya? Mungkin agak janggal juga menyimaknya sebagai bagian dari aspek yang mesti diperhitungkan dalam pengukuran produktivitas. Namun faktanya, kepuasan karyawan sangat menentukan produktivitas mereka. Dan ini termasuk sumber kebocoran kualitatif yang bisa membantu perusahaan meningkatkan produktivitasnya. Jika Anda bisa menemukan betapa besarnya tingkat kebocoran yang terjadi, maka saya yakin; perusahaan Anda akan lebih gigih lagi dalam mengupayakan tindakan-tindakan untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan.
 
Sekarang pegawai Anda itu sudah bisa memindahkan 1,000 ember per hari. Anda tentu puas karena dia bisa memenuhi targetnya. Namun. Anda masih melihat ada ceceran dan kebocoran diember Anda. Mengetahui hal itu mendorong Anda untuk melakukan berbagai perbaikan yang relevan. Menurut pendapat Anda; Apakah produktivitas orang ini akan melampaui angka 1,000 itu? Unsur kualitatif, ternyata mempengaruhi aspek kuantitatif ya?   
 
Salam hormat,
Mari Berbagi Semangat!
DEKA – Dadang Kadarusman – 22 Maret 2013

  1. No trackbacks yet.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: